Gmail, Google Calendar - ezeket ma már csak az nem ismeri, aki valamilyen másik bolygón töltötte az elmúlt éveket. Azonban még mindig sokan különválasztják, milyen alkalmazásokat használnak magánlevelezésük és egyéb személyes ügyeik elrendezésére, és milyen - gyakran drága és jóval kevésbé rugalmas - szoftverekkel dolgoznak vállalati szinten. Pedig a Google alapvető (és ingyenes) szolgáltatásai, valamint a céges felhasználásra is igen olcsó Google Apps modulok nem csak gazdaságosak, de az alább felsorolt okokból tökéletesek a vállalati környezetben is. Nézzünk meg néhányat!

Gmail - rendezett levelezés | Egyénileg már bizonyára sokan ismerik a Gmail pár előnyét - például a helyfüggetlen elérést. Azonban saját, céges levelezésünket is könnyedén áttehetjük gmailes alapokra: a leginkább kézenfekvő egy teljesen egyszerű átirányítást alkalmazni a vállalati e-mailekre, vagy a másik oldalról, a Gmail felől egy POP3- illetve IMAP-alapú "lehalászással" behúzni leveleinket a Gmail accountra. Ezeket külön címkékkel is elláthatjuk, hogy tudjuk, melyik e-mail címünkről érkeztek a levelek a "nagy gyűjtőládába".

Szintén hasznos, hogy a levelek itt nem egyenként, hanem témánként vannak csoportosítva, így igen egyszerű egy teljes levelezés lekövetése a téma elejétől a megoldásig. A keresési funkciók is egyszerűek és gyorsak (ismerünk pár drága megoldást, amelyben hihetetlenül körülményes visszakeresni valamilyen régebbi levelet vagy témát), és a Google Labs megannyi plusz funkciót kínál a levelek kezelésének megkönnyítésére.

Jómagam például a fontos levelek megkülönböztetésére szolgáló "megcsillagozást" turbóztam fel a különböző színű és alakú jelek lehetőségével, így kordában tartható a legfontosabb, legsürgősebb vagy épp valamilyen információt, esetleg kérdést tartalmazó levél a megfelelő apró ikon használatával. A Title Tweaks pedig a böngésző címsorába, ott is legelőre teszi az olvasott e-mailek számát, így még akkor is látom, ha levelem érkezik, amikor más ablakban dolgozom.

Google Docs - iratok a felhőben | A Google dokumentumkezelő szolgáltatása szintén jelen van már egy ideje, és vállalati szinten is egyre többen ismerik fel annak a jelentőségét, hogy nem csupán egy webes irattárról van szó, hanem egy csoportmunka-eszközről. Megoszthatjuk a szerkeszteneő szöveges vagy éppen számítási dokumentumokat, prezentációkat, és nyomon követhetjük, hogy ki, mikor, mit változtatott azokon. Jogosultságokat oszthatunk ki - egyes kollégák hozzá is nyúlhatnak a tartalomhoz, mások csak olvashatják.

Ahogy gyűlnek a dokumentumok, tematikus mappákba rendezhetjük őket, és természetesen a különböző értesítési beállításokkal akkor is nyomon követhetjük a változásokat, amikor nincs nyitva a Docs ablak.

Google Calendar - oszd meg, és... | Ez a naptár is több lehet, mint egyszerű figyelmeztetés saját magunk számára, mikor van a nagyi születésnapja. Vállalati környezetben a Docs-hoz hasonlóan megoszthatjuk naptárunkat, itt is különböző jogosultságokkal. Egy asszisztens például láthatja a főnöke időbeosztását, és saját accountjáról kezelheti is azt. Okos megosztással és kezeléssel tökéletesen menedzselhetők egész csoportok időbeosztásai, elkerülve az ütközéseket és az egymásra szervezéseket.

Ráadásul Gmailen keresztül is küldhetünk értesítéseket, meghívókat - egy esemény tervezésekor már jó előre tudhatjuk a résztvevők számát, akik az értesítő e-mailben található hivatkozással válaszolnak arra, hogy megfelel-e nekik az időpont.

Google Groups - beszéljük meg! | Ha egy vállalkozás már túlnőtt azon, hogy pár kolléga könnyedén átbeszélheti a legfontosabb kérdéseket a közös légtérben, akkor igen hasznos a Google fórumszolgáltatása. A belső hálózaton elérhetővé tett megoldás segítségével bárki feltehet különböző kérdéseket, ezekre pedig az összes többi felhasználó válaszolhat, témacsoportok szerint körüljárhatják a problémákat vagy bonyolultabb folyamatokat.

Ahelyett, hogy e-maileket küldözgetnénk segítséget kérve, itt egy helyen találjuk meg az adott témakörrel kapcsolatos beszélgetéseket, és ha bejelöljük, akár értesítést is kaphatunk arról, ha újabb válasz érkezett a témában.

Google Sites - az információs központ | A Google ezen szolgáltatása alapvetően egy kattints-és-húzd módon, egyszerűen működő webszerkesztő, amellyel kiválóan összehozhatunk egy vállalati, belső információs központot. Ezt a törekvést az is segíti, hogy a Google Sites-ba integrálható a többi Google Apps alkalmazás, ezért gyakorlatilag egy olyan központot alakíthatunk ki, ahol azonnal megjelennek a legújabb céges dokumentumok, beforog egy közös naptár, de láthatjuk a legfrissebb Groups fórumtémákat és az új válaszokat is.

Egy ilyen belső oldalt beállítva munkatársaink kezdőlapjának, jelentősen csökken az információk elérésére fordított idő és energia, ráadásul az oldal fejlesztése, bővítése sem igényel további szakembergárdát vagy HTML magolást.