Egy szélessávú mobilinternettel és a legújabb szoftverekkel, köztük profi vállalati alkalmazásokkal felszerelt laptop mögül nehéz elképzelni, de még 2010-ben is sok száz olyan középcég működik Magyarországon, amely több mint két évtizedes technológiával, DOS-os operációs rendszeren működő alkalmazásokkal végzi például a könyvelést vagy a bérszámfejtést.

"A pénzügyesek nem tudnák megszokni az egér használatát" – válaszolta az egyik informatikai szállítónak egy vállalkozás informatikai vezetője. Náluk így nem cserélték le az ősrégi ügyviteli rendszert. Nem így a 1935-ben alapított, az elmúlt évben közel 1,5 milliárd forintos árbevételt elért gyulai Dürer Nyomdánál.

A Dürernél nem az alkalmazottak képzetlensége, vagy a pénz hiánya volt a fő ok. A nyomda az egykor készen vett ügyviteli rendszere mellé számos saját fejlesztésű programot illesztett, a jól működő rendszert pedig – számos más céghez hasonlóan – nem akarták megbolygatni csupán egyetlen új szoftver miatt.

Iparági megoldás híján | "Bár a régi programmal is viszonylag hatékonyan tudtuk támogatni a cég működését, többek között nehézkes volt a menürendszer használata, és igen bonyolult volt a nyomtató kiszolgálása is” – sorolta a nehézségeket Schwézner Sándor, a Dürer Nyomda Kft. műszaki menedzsere. A korszerűbb, Windows alapú ügyviteli rendszerrel nem csak a pénzügyi kollégák munkája lett gyorsabb, de a főkönyvi és pénztár modulokat is egyszerűbben össze lehet kapcsolni a saját fejlesztésű raktári és kontrolling programokkal, és könnyebb lett az üzleti adatok kinyerése és azok elemzése. Az átállás előkészítése már megkezdődött, a könyvelő, a pénztáros, a kontroller és a gazdasági igazgató pedig március végétől használhatja az új rendszert – mondta a műszaki menedzser.

Az átállás ugyan nem eredményez közvetlen megtakarítást, viszont közvetve, a gyorsabb elemző tevékenység kapcsán javul majd – a hatékonyság növelését segítő – döntések előkészítése. Ez pedig a piaci pozíció javulását eredményezheti – reméli a nyomda műszaki vezetője.

A nyomda 2009-es tervei között szerepelt a komplex, integrált vállalati irányítási rendszerre történő átállás is. Sajnos a nyomdaipar könyvgyártó ágára kifejlesztett, könnyen adaptálható szoftvercsomag a hazai piacon egyszerűen nem található – derült ki nem kevés utánajárás után. Az elsősorban német piacon beszerezhető szoftverek ára viszont olyan magas, hogy jelenleg megkérdőjelezi azok bevezetésének gazdaságosságát, nem beszélve arról, hogy ezek „magyarításának” nehézségeiről. Így született a döntés a kisebb léptékű, de folyamatos fejlesztések mellett. Szerencsére a számítógéppark már eddig is korszerű volt, így az új szoftver miatt nem kellett lecserélni azokat, ráadásul a havidíjas bérleti rendszerben sem kell többet fizetniük az új ügyviteli rendszerért.

Hatékonysági szakadék | Érthető módon, tavaly a nem életbe vágó fontosságú fejlesztéseket szinte minden cégnél elhalasztották, ám az üzleti szoftverekkel kapcsolatos fejlesztési tervek az idei esztendőben is rendkívül visszafogottak lesznek – derül ki a BellResearch Magyar Infokommunikációs Jelentéséből. E szerint mindössze a cégek 7 százaléka tervez ilyen beruházást idén. Persze a bevezetést tervező néhány százaléknyi válaszadó közül is azok a vállalkozások számoltak be újabb fejlesztési tervekről, amelyek már rendelkeznek valamilyen ügyviteli alkalmazással.

A hatékonyságot növelni hivatott szoftvereket széles körben, a működés több területén használó cégek  és az azok használatától tartózkodó vállalkozások között húzódó szakadék várhatóan a következő években még tovább mélyül – figyelmeztet Jakab Áron, a BellResearch kommunikációs igazgatója.

Jóllehet ma már szinte valamennyi vállalati folyamat "gépesítésére" találunk ügyviteli szoftvert a hazai piaci kínálatban integrált vállalatirányítási (Enterprise Resource Planning - ERP) rendszereket még a nagyvállalatok körében sem mindenhol vezettek be. Pedig ezek az üzletmenetet teljes körűen támogatják, az alapvető szervezeti funkciók többségét lefedik. Sőt, a gyakorlatban a vállalat pénzügyi kultúráját át is alakító, például a pénzügyi hibákat, visszaéléseket egyszerűen kiszűrő ERP rendszer több ezer hazai cégnél hozna tíz- és százmilliós megtakarítást.

E helyett továbbra is szigetszerű, alkalmazásokat használnak a hazai vállalkozások, így például a cégvezető, vagy a pénzügyi vezető hetekkel, hónapokkal később értesülhet arról, hogy egy-egy részleg, vagy földrajzi régió rosszul teljesített.

A kicsiknél sem jobb a helyzet: a Magyar Infokommunikációs Jelentés szerint a legkisebb vállalkozások kevesebb, mint fele használja akár a legegyszerűbb funkcionalitást biztosító üzleti szoftvert. Igaz a 10 főnél többet foglalkoztató cégek hasonló mutatója már eléri a 75 százalékot, hiszen bizonyos méret felett egyszerűen nem kerülhető meg az ügyviteli szoftverek használata. Igaz ezek pár tízezer forintért is beszerezhetők, ellentétben az óriáscégek (Microsoft, SAP és társaik) jellemzően milliókba kerülő, drága tanácsadást is igénylő profi ERP rendszereikkel.

Támogatott bevezetések | A vállalatirányítási rendszerek jelentős részét az elmúlt években a Gazdasági Operatív Program pályázataiból támogatták. Tavaly ősztől pedig a korábbinál egyszerűbben lehetett pályázni üzleti szoftverekre, és ezt a konstrukciót az év elejével meghosszabbították. Várhatóan az idén is ez tartja életben a kkv-s ERP piacot, ahol a két nagy multi, az SAP és a Microsoft mellett az elmúlt időszakban több hazai gyártó is megerősítette pozícióját.

Strén András, a Microsoft Magyarország Kft. partnermenedzsere szerint az elmúlt évben lényegesen átalakultak a vállalatirányítási rendszerek bevezetésében gondolkodó cégek preferenciái. Előretörtek a különböző finanszírozási formák, mint például a három évre elosztott fizetésű licencajánlat. Egyre gyakoribb az is, hogy az ügyfelek havidíjas hoszting szolgáltatásként veszik igénybe a vállalatirányítási rendszert Hozzátette: a kkv-k számára a belső tartalékok mozgósítása érdekében nem elég egy jól működő ügyviteli rendszer, hanem az alaptevékenységüket támogató speciális iparági megoldásokra lehet szükségük.

Igaz, mint azt a Dürer Nyomda példája is illusztrálja, egyelőre még ma sem minden területen elérhetők a kifejezetten az adott iparág folyamataira alakított integrált rendszerek, azaz az egyedi fejlesztések még várhatóan jó ideig nem fognak eltűnni.

(A cikk a Figyelő 2010/12. számában jelent meg)