Mos induló sorozatunkban a bemutatásra kiválasztott cégeknek olyan termékeket vagy szolgáltatásokat (esetleg komplett megoldásokat) kell felmutatniuk, ahol a haszon várható megjelenése egyértelműen megállapítható és számszerűen tervezhető a beszerzést elindító intézmény számára. A cégek bemutatása során elsősorban azokat az információkat igyekszünk kiemelni, melyek a közigazgatási szereplő számára a használhatóságot mutatják be.

Ennek megfelelően a cég tulajdonosi hátterét és történetét csak röviden mutatjuk be, inkább az általa biztosított megoldásokat és az igénybe vehető szolgáltatásait ismertetjük. Kiemelten foglalkozunk a bemutatott megoldások megtérülés-elemzésével, ezen belül – a TCO elvek szerint – bemutatjuk az összes tulajdonosi oldalon megjelenő költséget, és ezzel szembeállítjuk a hasznot, ami megjelenik a felhasználó vagy a tulajdonos oldalán.

Elsőként a bajai NICOpro Kft.-t mutatjuk be: a cég vezérterméke a Absonic digitális hangrögzítő rendszer család, amely több éve bizonyítja hasznosságát a közigazgatásban és a versenyszférában egyaránt. A termék lehetőségeiről Gyuris Csabával, a cég fejlesztőmérnökével beszélgetünk.


- A közigazgatás szervezeteiben a naponta feldolgozandó információmennyiség nagy része beszédinformáció, amelyek egyrészt személyes jelenlét melletti megbeszéléseken (tárgyalásokon, előadásokon), másrészt telefonbeszélgetések során keletkezik. Ennek megfelelően szinte mindenütt felmerül a hanginformáció rögzítési, tárolási igénye a későbbi feldolgozás vagy archiválás érdekében. Az információ rögzítésének és kezelésének módja jelentősen befolyásolja a hatékonyságot mind a feldolgozás sebessége, mind a költségek terén – kezdte a beszélgetést Gyuris Csaba, a NICOpro Kft. szoftvermérnöke.

A tíz munkatárssal működő, 100-150 millió forint éves árbevétellel rendelkező cégnek a több mint 250 ügyfele között a minisztériumok, költségvetési intézmények, hivatalok, bíróságok, önkormányzatok, tűzoltóságok, egészségügyi intézmények egyaránt találhatók.


Beruházási költségek ■ A beruházási költségek három csoportra bonthatók. Az egyik költségelem a szoftverek licencdíja, amely az igényelt funkcionalitástól és a felhasználók számától függ. A szoftverek nem igényelnek fenntartási költséget, és szoftverkövetési díj nincs meghatározva az értékesítéskor: a megvásárolt funkcionalitást tartalmazó új verziókat az ügyfelek térítésmentesen kapják. A hardverelemek garancián túli meghibásodása természetesen nem zárható ki, az ebből eredő éves költség becsült mértékét a fejlesztőmérnök a beszerzési érték körülbelül 2 százalékára teszi.

A költségek másik meghatározó csoportja az esetlegesen szükséges hardvereszközök beszerzési költsége (a rendszer használható a már meglévő infrastrukturával is), ide tartoznak a mikrofonos hangforrások és/vagy infokommunikációs (analóg, ISDN, IP telefon, rádiótelefon, URH adó-vevő, Skype stb.) kapcsolódásokat biztosító eszközk. A harmadik költségelem a bevezetés díja, amely a telepítések és az oktatások ellenértékét tartalmazza, ez várhatóan a beruházási összeg 10 százaléka körül alakul.

Fontos szempont, hogy egyszerre kell biztosítani a hitelességet és a könnyű kezelhetőséget: bár az eredeti felvett anyag manipulálásának megakadályozása érdekében saját kódrendszert használnak, de az eredmény konvertálható a szabványos wav, illetve mp3 formátumokra.

Bevezetés és oktatás ■ A bevezetéshez minden esetben hozzátartozik a közigazgatás helyi informatikai szervezeti egységei és a rendszert kezelő munkatársak kiképzése. A rendszer használatára vonatkozó intézményi szintű előírásokat és szabályokat jelen esetben is a helyi szervezeti és működési szabályzatokba kell beépíteni.

Ehhez kapcsolódóan célszerű a közigazgatási eljárásról szóló törvény (Ket.) helyi végrehajtási utasításaiba is beépíteni az új lehetőségek használatát (például megengedni a helyi telefonos ügyintézést). Indokolt esetben, amennyiben azok részletes feladatleírást tartalmaznak, akkor a helyi közigazgatási szervezet munkatársainak munkaszerződését, illetve munkaköri leírását is célszerű kiegészíteni a vonatkozó szabályokkal.

Ez utóbbi két feladat (bevezetés, oktatás) részben vagy egészben elvégeztethető a megrendelő saját apparátusával vagy egy erre kiképzett központi, állami szervezet közreműködésével is – hangsúlyozta Gyuris Csaba. A bevezetés kockázatát jelentősen csökkenti, hogy lehetőséget biztosítanak egyhónapos próbafutásra, ami után a megrendelőnek elállási lehetősége van, tehát a saját tapasztalatai alapján dönthet a rendszer beszerzéséről.

Azonnali haszon ■ A NICOpro Kft. fejlesztőmérnöke szerint a megtérülésre vonatkozó pénzügyi-gazdasági számításnál a következő elemeket érdemes figyelmbe venni: az érintett számítógépes munkahelyek száma, az egy közigazgatási munkatársnál a munkavégzéshez kapcsolódó, beszédinformáció átlagos napi időtartama, ebből a hanganyag kezelésére, feldolgozására fordított idő aránya. Hozzátette: a megoldásuk azonnal megjelenő hasznot eredményez a mindennapok munkájában a jegyzőkönyvezés, feladatkiosztás, adatszerűségek elemzése, igazolási-bizonyítási eljárások területén. Egyrészt felgyorsul a folyamat, másrészt nagy mennyiségű távmunka-lehetőség jelenik meg.

Mindemellett konkrét pénzügyi kihatással is rendelkező előnyök jelentkeznek: eltűnnek a manuális jegyzetelések, drasztikusan lecsökkenek a beszédinformáció jelenleg sokféle rögzítésének eszközrendszerén történő archiválási feladatok. A központi kormányzatban az ülések, tanácskozások, ügyfélkiszolgálások, megbeszélések és a panaszbejelentésekhez kapcsolódó telefonbeszélgetések ideje lerövidül, ez a jelentős időmegtakarítás pedig konkrét munkaidő megtakarításban jelenik meg.

Az önkormányzatoknál is hasonló előnyök jelentkeznek a közgyűlések, bizottsági ülések, különböző szintű vezetői megbeszélések, lakossági illetve céges kapcsolódású ügyintézői munkavégzések területén. Kiemelten hasznosítható a megoldás az állami illetve önkormányzati intézményeknél: oktatási intézmények, egészségügyi intézmények, közterület felügyelet, városüzemeltetési cégek (vízmű, városgazda szervezetek, panaszok-bejelentések) esetében.

Stratégiai célok ■ A Bitport kérdésére Gyuris Csaba elmondta: megoldásuk a kormány stratégiai elképzeléseit megtestesítő átfogó tervekben és dokumentumokban foglaltak megvalósításának egyik fontos eszköze lehet. A közigazgatási eljárásokra vonatkozó legfontosabb jogszabály a Ket., amelynek teljesítéséhez alapvető a közigazgatás és az ügyfelek (állampolgárok, illetve vállalkozások) közötti kapcsolattartás szóbeli vonatkozásainak megfelelő kezelése és feldolgozása.

Hasonló fontosságú a közigazgatási intézményeken belüli irányításban, munkakapcsolatokban, munkaszervezésben a beszédinformáció egységes, gyors és hatékony kezelése. Mindenezek a célkitűzések több helyen is konkrétan szerepelnek a kormányzat stratégiai anyagainak (Magyary Program, Széll Kálmán Terv, Digitális Megújulás Cselekvési Terv) vonatkozó fejezeteiben is, de talán külön is érdemes megemlíteni a távmunka lehetőségek megteremtését és a bürokráciacsökkentés növekvő szükségszerűségét.