A sorozatunkban bemutatott cégek olyan termékeket vagy szolgáltatásokat (esetleg komplett megoldásokat) tudnak felmutatni, ahol a haszon várható megjelenése egyértelműen megállapítható és számszerűen tervezhető a beszerzést elindító intézmény számára. Kiemelten foglalkozunk a bemutatott megoldások megtérülés-elemzésével, ezen belül – a TCO elvek szerint – bemutatjuk az összes tulajdonosi oldalon megjelenő költséget, és ezzel szembeállítjuk a hasznot, ami megjelenik a felhasználó vagy a tulajdonos oldalán.

A sorozatunk második cikkében a Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt. saját fejlesztésű szoftvermegoldását, a Polisz gazdálkodási és ügyviteli szoftvercsomagot mutatjuk be. A rendszer jellemzőit, hasznosságát és bevezetési feltételeit Turcsik István projektigazgató tárja fel előttünk.


Komplex funkciók ■ A 2002-ben alapított magyar tulajdonú Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt. azzal a szándékkal jött létre, hogy a közigazgatási szereplők részére korszerű informatikai és szervezési megoldásokat szállítson. A cég saját fejlesztésű rmegoldása, a Polisz komplex gazdálkodási és ügyviteli szoftverrendszer biztosítja a költségvetési szervek - elsődlegesen települési önkormányzatok - számára az egységes gazdálkodási és ügyviteli folyamatok kezelését. Az eltelt évek alatt a Polisz elsősorban a helyi önkormányzatok polgármesteri hivatalaiban lett ismert: a szoftvert több mint 40 településen vezették be országszerte.

A Polisz rendszer funkcionalitása kiterjed a teljes gazdálkodási tevékenységgel összefüggő munkafolyamatok támogatására, az intézmények gazdálkodásának kezelésére valamint a vezetői, képviselői döntéstámogatás megvalósítására. A leglényegesebb tulajdonsága a funkcionális komplexitás, az ügyvitel és a gazdálkodás együttes kezelése: az egységes adatbázisra épülő zártláncú ügyviteli folyamatkezelés mellett integráltan jelenik meg a minden területre kiterjedő gazdálkodással összefüggő nyilvántartás, bizonylatkezelés és adatszolgáltatás, beszámolók biztosítása - hangsúlyozta Turcsik István.

Az ügyviteli területen a Polisz a jogszabályoknak megfelelően kibővített minősítésű iktatási rendszert tartalmaz, amellyel az iratkezelés és iktatás valamint az elektronikus ügyintézési munkafolyamatok megvalósítása történik meg. A rendszer a munkafolyamatok leképezésével segít megszüntetni a párhuzamos feldolgozásból adódó problémákat, valamint lehetővé teszi, hogy a munkatársak többet foglalkozhassanak érdemi kérdésekkel.


Felhőből is fut ■ A Polisz rendszer a kormányzat önkormányzati ASP modelljében megfogalmazottaknak megfelelő egységes gazdasági informatikai rendszer: gyorsan bevezethető, és így alkalmas a kormányzat közigazgatás-fejlesztési terveinek határidőn belül történő megvalósítására. A szabványos funkcionalitással ellátott változata is hatékony, integrált megoldás a legkisebb településeknek is. Ugyanakkor testre szabható, a helyi igényekhez rugalmasan igazodó bővített funkcionalitású változata (például vagyonkataszteri, népjóléti, e-ügyintézési modul) a legnagyobb településeken is megfelelő választás.

Az alkalmazott fejlesztési technológiának köszönhetően a rendszer támogatja az ASP (Software-as-a Service, rövidítve SaaS), azaz szolgáltatás formájában igénybe vett, illetve akár a helyi telepítésben történő üzemeltetést is. A cég jelenleg a Fujitsu Technology Solutions Kft.-vel közösen, illetve önállóan is üzemeltet saját alkalmazásszolgáltató (Software-as-a Service, rövidítve SaaS) centrumot, ennek megfelelően azok a területek, amelyek nem kerülhetnek be az első fázisban a központi ASP szolgáltatási körbe, az itt ismertetett megoldással önállóan is elindulhatnak ezen az úton. 

Gyors haszon ■ A hasznosulás Turcsik István szerint minden támogatott területen azonnal jelentkezik: egyrészt a Polisz segítségével több, korábban csak manuálisan elvégezhető tevékenység automatizálható, az ügyviteli, illetve gazdálkodási tevékenység felgyorsításával, a párhuzamos feldolgozási folyamatok megszüntetésével, illetve a munkafolyamatok átszervezésével nő a feldolgozás hatékonysága. A hatékonyság növekedése miatt viszont a rendszer által lefedett területek működtetéshez szükséges humán erőforrásigény csökkenhet.

Másrészt a gazdálkodás integrált megvalósításával lehetővé válik a valóban naprakész információk elérése, ennek következtében a döntéshozói szint tájékozottsága növekszik, a jobb döntések anyagi hasznot eredményeznek. Az ellenőrzés is hatékonyabb lesz, hiszen globális rálátás nyílik a költségvetésre, így lehetővé válik a intézményi pénzfelhasználások optimalizálása, jobban tervezhetőek a kötelezettség-vállalások, és a beszerzések költségráfordítása is optimalizálható. A cash-flow rendszeren belüli folyamatos megfigyelése, és a szükséges pénzügyi beavatkozások elvégzése havi szinten "termeli” a forrásokat.

Az első szinten nem pénzben megjelenő hasznok sem lebecsülendőek. A rendszer bevezetése két egymást erősítő hatásként jelentkezik a szervezetben. Az egyik a humánerőforrások jobb kihasználása, melynek eredményeképpen első szinten több idő jut az érdemi munkára, például elmarad az adatok "gyűjtögetése”. A másik hatás a szervezeti kultúrában jelentkezik: a szabályozott, és a rendszer által megkövetelt optimalizált ügyviteli és ügykezelési folyamatok eredményeként megnövekszik az ügyfelek, partnerek elégedettsége, ami a szervezetben dolgozó emberek minőség iránti elkötelezettségét növeli ("érdemes jól dolgozni”).

Mind a bevezetés mind pedig a megfelelő működtetés feltétele az elkötelezett vezetői támogatás, és ez a vezetés minden szintjén fontos elem. Nem elég, ha csak a polgármester vagy a jegyző akarja bevezetni a rendszert, mellé kell állítani a kulcsszereplőként megjelenő munkatársakat, középvezetőket. A hasznosulás feltétele még, hogy minden olyan intézmény , amely a szervezet költségvetésében, működésében szerepet játszik, adatbeviteli vagy lekérdező pontot kapjon az egységes gazdálkodási rendszerben - tanácsolja a projektigazgató.

Egyszeri és folyamatos költségek ■ A megrendelő igényétől függően választhat helyi telepítésben történő üzemeltetést, illetve a már üzemelő SaaS központra is kapcsolódhat. Természetesen a helyi telepítésnél a beruházásként jelenik meg a rendszerbevezetés, a másik esetben pedig szolgáltatás vásárlása történik például egy havi átalánydíjas fizetési rendszerben.

A bevezetés forrásigénye a helyi telepítés esetén függ a megrendelő kiindulási helyzetétől, hiszen a megfelelő műszaki környezet kialakítása nem tartozik a rendszer költségei közé, de a megtérülés számításakor a megrendelőnek ezt is figyelembe kell vennie. Az oktatási, bevezetési költségek az intézmény méreteitől és az érintett személyek számától függ, de az ügyfél igényei szerint is itt lehetőség van a feladatok megosztására.

Helyi telepítésű bevezetés esetén az egyszeri költségek a szoftver licencdíja, továbbá bevezetési, oktatási költségei, az adatbáziskezelő beszerzése és az üzemeltetési környezet kialakítása a szerveroldalon. Opcionális költségként merülhet fel a hardverkörnyezet beszerzése vagy bővítése. Folyamatos költségként jelentkezik ebben az esetben a szoftver követési, karbantartási díja. Szoftverszolgáltatás igénybevétele (ASP/SaaS) esetén természetesen más költségstruktúra keletkezik: itt elmaradnak a beruházások, és bár egyszeri költségként is megjelenik ugyanolyan mértékben a szoftver bevezetési, oktatási költsége, de ezen kívül csak egyetlen folyamatos költséget, a szolgáltatás havidíját kell fizetnie az ügyfélnek.