Az ELO Digital Office-t választották meg Ausztriában a felhasználók az év dokumentumkezelő rendszerének. A döntés mellett szóló legerősebb érv a gyártó ügyfélközpontúsága és az alkalmazás egyszerű, felhasználóbarát felülete volt.
Az ECM-Awards célja, hogy bemutassa a vállalati tartalommenedzsment (Enterprise Content Management) előnyeit, és olyan megoldásokkal ismertesse meg a nagyközönséget, amelyek a felhasználók valós igényeit és követelményeit helyezik előtérbe. Az ELO Digital Office nagy kapacitású szoftvermegoldásokat fejleszt és forgalmaz az elektronikus dokumentumkezelés, a digitális archiválás és a workflow-menedzsment területén. Termékskálája megoldást kínál a teljes vállalati tartalommenedzsment (ECM) témakörre.
Az ELO termékválaszték három vonalon fut. Az első szoftver az ELOoffice, ami az első lépcsőt jelenti a dokumentumkezelés területén. Az ELOprofessional modulrendszerű kliens-szerver megoldás a közepes nagyságú vállalatok igényeihez igazodik, míg a platformfüggetlen ELOenterprise olyan high-end megoldást kínál, amely magas fokon skálázható, és lehetővé teszi a multikliens-stratégiát is: ez a szoftver már elsősorban a számítástechnikai központok és portálok üzemeltetőinek készült. Ezek a rendszerek egymással teljes mértékben kompatibilisak, a közöttük történő adatcsere és upgrade bármikor lehetséges.
Egy átlagos irodai munkatárs jelentős időt tölt naponta bizonylatok, szerződések, számlák, emailek kezelésével és keresésével, ráadásul egy átlagos cégnél naponta tűnnek el fontos és kevésbé fontos dokumentumok. A dokumentumkezelő rendszerek éppen arra alkalmasak, hogy az egyre növekvő számú iratot kezelni tudják, azok útja és feldolgozottsága nyomon követhető legyen, a közösen dolgozó munkatársak pedig hozzáférjenek a közös fájlokhoz. A rendszerek még egy néhány fős vállalkozás ügymenetét is jelentősen hatékonyabbá teszik, nem beszélve egy sok száz fős vagy egy sok ezer dokumentummal dolgozó szervezetről.
Amikor kis- és középvállalatoknál, illetve állami szerveknél dokumentumkezelésről és digitális bejövő levelek kezeléséről van szó, akkor sokan még mindig abból indulnak ki, hogy "ez a mi cégünknek túl nagy befektetés". Igaz, hogy először a nagyvállalatok és központi hivatalok vezettek be elektronikus dokumentumkezelő rendszereket. Mára ez a helyzet azonban jelentősen megváltozott, hiszen a modern kis- és középvállalatok igényei és a dokumentumkezelési megoldások jelentősen közelebb kerültek egymáshoz. Ennek eredményekképpen mára számos sikertörténetet hallhatunk, ahol kis- és középvállalatok érnek el jelentős sikereket dokumentumkezelő rendszerekkel, hiszen a legjobb DMS technológia is csak akkor segíti a felhasználót, ha kezelése logikus, és elsajátításához nincs szükség hosszú betanulási folyamatra.
Az ELO legfrissebb újdonsága az ELO DMS Desktop 2011 megoldás (képünkön), ami elérhetővé teszi a dokumentumkezelő funkcionalitásokat a teljes Microsoft Office világ számára. A felhasználónak nem kell elhagynia a megszokott munkakörnyezetét, az éppen használt alkalmazásból végezheti a dokumentumkezelést is.
A levelezőrendszerek és az ELO – intuitív és produktív
A mindennapi munkavégzésünk során nagyon sok időt töltünk Microsoft Outlook vagy Lotus Notes alkalmazásban, mivel az emailek írása, megválaszolása, időpontok egyeztetése és feladatok kiosztása mind itt történik. Az ELO beépül a Microsoft Outlook vagy Lotus Notes környezetbe, így az ismert és megszokott munkafelületen nyújtja a dokumentumkezeléssel kapcsolatos funkciókat. A felhasználónak nem kell új programot megtanulnia, hogy kihasználja a dokumentumkezelés nyújtotta előnyöket, és így növelni tudja produktivitását.
Az ELO Outlook/Lotus Notes integrációjának segítségével a felhasználó úgy navigál az archívumstruktúrában, mintha a Windows Explorerben dolgozna. Mivel az ELO archívumstruktúrája a megszokott irattár - iratszekrény - iratrendező - regiszter felépítésen alapszik, a felhasználó azonnal otthonosan érzi magát az archívumban, ami a számára megszokott struktúra szerint van felépítve. Az olyan különböző dokumentumtípusok, mint például emailek, Office-dokumentumok, PDF- és képfájlok közvetlenül a Microsoft Outlookban jelennek meg.
Az ELO Digital Office évente kétszer szakmai konferenciát rendez Budapesten, ahol megosztják az érdeklődőkkel az aktuális újdonságokat, fejlesztéseket a dokumentumkezelés, vállalati tartalomkezelés és archiválás témakörében. A legközelebbi konferenciát 2012. június 19-én rendezik meg – részletekért látogassa meg a
www.elo.com honlapot!
