A beléptető rendszereket alapesetben azért telepítik a vállalatok, hogy kizárják az épületből az illetékteleneket, és ellenőrzés alatt tartsák, kik érkeztek a céghez. Emellett a dolgozók épületen belüli mozgását is lehet szabályozni, hiszen az egyes pontokra telepített berendezések (jellemzően a kártyaolvasók) csak a belépésre jogosultak számára nyitják ki a hozzájuk tartozó ajtót, forgókaput.

Skálázható nyilvántartás | Az ilyen rendszerek általában a kártyaolvasók mellett adatgyűjtő berendezésekből és egy felügyeleti számítógépből állnak. Az olvasók a belépési adatokat egy adatgyűjtő berendezésnek vagy közvetlenül a felügyeleti számítógépnek továbbítják. Az egyszerűbb rendszerek néhány olvasót és 50-100 felhasználót tudnak kezelni, míg a nagyobbak – skálázható módon - akár sok száz olvasó és több tízezer felhasználó nyilvántartására is képesek több telephelyen. A berendezéseket rendszerint szünetmentes tápegységgel szállítják, így áramkimaradás esetén akár 3-150 órán át működőképesek maradnak.

Amennyiben a beléptető rendszerhez megfelelő szoftver tartozik, számos hasznos információt lehet kinyerni a kártyaolvasók által összegyűjtött adatokból. A felügyeleti számítógépen tárolt adatokból például megjeleníthető, hogy ki mikor és hová lépett be, illetve egy adott dolgozó éppen hol tartózkodik. A be- és kilépési adatok ugyanakkor a munkaidő-nyilvántartáshoz is felhasználhatók, amelynek pontos vezetése minden vállalatnak törvényi kötelessége.

Összekötni a hasznosat a hasznossal | Még jobban leegyszerűsíthető a vállalati adminisztráció, ha a beléptető rendszerből érkező adatok nem csak a munkaidő-nyilvántartáshoz, hanem a bérszámfejtéshez is felhasználhatók (gondoljunk csak a műszakpótlékokra, túlórák díjazására). Ehhez azonban már nem elegendőek a be- és kilépési adatok, hiszen a személyi adatokat, a táppénzes időket, a szabadságtervezést elsősorban a bér- és humánügyviteli rendszerek kezelik. A hatékony és teljes körű munkaidő-nyilvántartást ezért csak azok a szoftverek képesek ellátni, amelyek egy humánügyviteli rendszer integrált részeként működnek. Egy ilyen program kifejlesztéséhez tehát nem csak biztonságtechnikai, hanem komoly humánügyviteli szakértelemre és integrált rendszerre is szükség van.

Érdemes tehát a saját fejlesztés helyett egy olyan szolgáltató megoldását választani, amelynek kínálatában a beléptető rendszerrel kompatibilis munkaidő-nyilvántartó szoftver mellett integrált humánügyviteli rendszer is megtalálható. Ilyen például a Magyarországon piacvezető NEXON megoldása, amely nem csak a pontos munkaidő-nyilvántartást garantálja, hanem azt is, hogy a bérszámfejtés mindig megfelel az aktuális törvényi előírásoknak. A szoftverhez ugyanis a gyakori jogszabályváltozások miatt évente 15-20 alkalommal adnak ki frissítéseket, amely a munkaidő-nyilvántartást is érintheti.

A nexONTIME szoftver ráadásul már felhő alapú hoszting szolgáltatásként is üzemeltethető, amely különösen a kisebb informatikai költségvetéssel rendelkező, vagy a több telephelyen működő vállalatoknak ideális. (x)