Amíg elektronikus számlák kibocsátására több megoldás is elérhető a hazai piacon, addig a számlák befogadására eddig nem igazán volt hatékony eszköz. A bejövő e-számlák feldolgozására hamarosan minden vállalkozásnak szüksége lesz, ahogy egyre több cég választja az olcsóbb és egyszerűbb elektronikus számlázást.

Sok számlabefogadónál okoz zavarokat az e-számlák kezelése, hiszen ezek beemelése a könyvelésbe, megtekintése, megőrzése eltér a papíralapú számláktól. A könyvelők, könyvelőirodák számára különösképp fontos hogy egy helyen, rendezetten kezelhessék az elektronikus számlákat.

Eltérő formátumok | "Nem sokan vannak azzal tisztában, hogy a fogadó oldalon is súlyos kötelezettségek terhelik a vállalkozásokat: az általában pdf-formátumban is elküldött e-számlát meg kell tudniuk nyitni, ellenőrizniük kell az elektronikus aláírás hitelességét, az e-számlát le kell könyvelni és a kontír adatokat vissza kell rá vezetni. Az elektronikusan kapott számlát pedig 8 évig el kell tárolni" - sorolta a feladatokat a Bitport kérdésére Kornis György, a Számadó Kft. ügyvezetője, aki szerint néhány év múlva valószínűleg egységesebbek lesznek az e-számlák, de addig igazi kihívást jelentenek a befogadói oldalon, mert gyakorlatilag szállítónként eltér a formátum.

A Számadó bejelentése szerint mostantól új funkcióval bővülnek a cég által kínált számlázó alkalmazások: a papíralapú számlák és elektronikusan aláírt e-számlák kiállításán túl biztosítják az elektronikus számlák befogadását is. A Számadó e-számla programban megadott, és csak ere a célra létrehozott, különálló e-mail címre érkező elektronikus számlákat a rendszer automatikusan érkezteti. A számlák beemelését követően ellenőrzi a tanúsítványokat, értelmezi a számla xml tartalmát és megjeleníti azt, majd adatbázisában eltárolja az adat- és a képfájlokat.

Elektronikus kontírozás | A könyvelők számára fontos, hogy a program lehetővé teszi a kontírozás beírását az elektronikus számlákhoz, ahonnan ezután már nem lehet kitörölni, legfeljebb egy könyvelési javítás után az új kontírozást új sorban fel lehet tüntetni. Így a program használatával a cégek megfelelhetnek a törvényi előírásnak, amely szerint a kontírozást a számlához, attól elválaszthatatlan módon, akár szoftveres megoldással is, de fel kell tüntetni.