Egyszer volt a számítógép. Az irodákban kibővítette az írógép funkcióit, eltárolhattuk és utólag szerkeszthettük vele a dokumentumokat, vagy épp bonyolultabb számítási feladatokat végezhettünk el egy számológépnél. Később jött a hálózat: a céges gépek összekapcsolásával akár fájlokat is másolhattunk egymás gépeire, vagy a belső szerveren férhettünk hozzá közös használatú dokumentumokhoz. Ez már a csoportmunka bölcsőjének számított, de a fogalom igazán az internet, végül pedig a cloud megjelenésével kapott igazán szárnyra. A közös feladatvégzés, az ütemezés és delegálás gondjait könnyítő alkalmazásokból egyre több akad - az Office 365-től a Dropboxon, Google Drive-on és egyéb fájlmegosztókon át a Yammerig sokféle megoldás vált közismertté. Most két olyat mutatunk be, amelyek a legtöbb hazai érdeklődő számára talán még nem hangzanak ismerősen, ám az egyre színesedő csoportmunka-palettán érdekes színeket képviselnek.

Jógázzunk együtt ■ A jógapozíciókról elnevezett Asana új belépő a feladatkezelő és csoportmunka rendszerek terén, kifejezetten kisvállalkozásokra szabott funkcionalitással. Már két fős mikrocégek is kihasználhatják, ráadásul 30 felhasználóig teljesen ingyenes, efelett pedig felhasználószámtól függetlenül 100 dolláros havidíjért vehető igénybe.



Az Asana lényege a feladatkiosztási rendszer, ahol kifejezetten könnyen hozhatunk létre új elvégzendőket, melyeket néhány kattintással delegálhatunk a megfelelő munkatársaknak vagy csoportoknak. Egyes projekteket részfeladatokra bonthatunk és priorizálhatunk, így egy munkacsoport tisztán és egyértelműen láthatja a végcélig vezető lépéseket és az egyes szakaszok felelőseit: ha "beragad" a folyamat, a feladat kiosztója és a csapat többi tagja is gyorsan kiderítheti, melyik fázis vagy épp melyik kolléga szorul segítségre vagy nógatásra.

Másik megközelítésből egy csoport vezetője egy pillanat alatt megnézheti, beosztottai közül ki min dolgozik éppen, így hatékonyan oszthatja ki a további feladatokat azokra, akik épp nincsenek leterhelve. A munkatársaknak a rendszeren belül van lehetőségük arra is, hogy időhiány vagy épp tévesen meghatározott kompetencia esetén átruházzák, továbbosszák az adott részfeladatot, a változás pedig a csoport minden tagja számára azonnal látható, senki nem keresi a nem megfelelő embernél az adott projektfázist.



37 jelzés ■ A webes csoportmunka-megoldások egyik korai úttörőjének számított a 37Signals, amely azóta több, nemzetközi szinten jól ismert és népszerű eszközt kínál. A Basecamp egy online projektmenedzsment-segéd, a Highrise CRM feladatokra specializálódott, míg a Campfire csoportos csevegőszolgáltatás üzleti célokra.

A Basecamp neve abból a megközelítésből származik, hogy egy teljes projektet egyetlen oldalon követhetünk végig. Központosíthatjuk az összes résztvevőt és a tagok feladatköreit, a kapcsolódó feladatlistákat, a kapcsolódó dokumentumokat, valamint a feladat elvégzése közben felmerülő problémákat, kérdéseket is ugyanezen az oldalon vitathatjuk meg.



A felhasználók szintén egyetlen felületen nézhetik meg az összes hozzájuk kapcsolódó projektet, ahol már a mappák "borítóján" szerepelnek az alapadatok - a projekt neve, rövid célja, a résztvevők profilképe és a projekt online felületén található beszélgetések, fájlok és jegyzetek száma. Szintén lehetőségünk van akár a cégen kívüli tagokat is bevonni, például ügyfeleket, alvállalkozókat, beszállítókat, mindenkivel kapcsolatban megszabva, milyen mélyen láthat bele a projekt részleteibe.

A Basecamp 45 napig teljes verziós megoldásként, ingyenesen kipróbálható. Később az árazás független a felhasználók számától, az egyszerre kezelt projektek mennyiségétől függ: 10 aktív projekt kezelése, valamint a kapcsolódó fájlok számára 3 gigabájtos webtárhely havonta mindössze 20 dollárba kerül, 150 dollárért pedig végtelen számú projektet kezelhetünk 100 gigabájtnyi tárhely támogatásával. A szolgáltató titkosított adatkapcsolatot és napi mentéseket ígér minden ügyfélnek.