■ Miért döntöttek a munkaidő-nyilvántartó szoftver bevezetése mellett?
– Az MTV több mint 1600 munkatársa többféle beosztásban dolgozik – vannak, akiket meghatározott műszakban alkalmazunk, mások kötetlen munkaidőben, külsős helyszínen látják el feladataikat, és a háttérfeladatokat végzőket is többféle beosztásban alkalmazzuk. 2008 tavasza előtt nagyrészt papír alapon történt a munkaidőadatok nyilvántartása, mi viszont szerettük volna átláthatóbbá, hatékonyabbá és egyszerűbbé tenni az MTV működését. Ehhez olyan korszerű munkaidő-nyilvántartásra volt szükség, ami segíti a költségek műsorperc alapú meghatározását.

■ Egy ilyen szoftver bevezetése nem egyszerű feladat. Milyen előkészületeket tettek?
– Be akartuk vezetni a munkaidőkeretben történő foglalkoztatást, ezért a kollektív szerződés újragondolásával kezdtük a munkát. Ezzel párhuzamosan továbbfejlesztettük és teszteltük az akkor már meglévő kapacitás-koordinációs rendszerünket, amellyel konkrét műsorokhoz rendeljük hozzá a tárgyi eszközöket és az emberi erőforrásokat. A cél az volt, hogy az új munkaidő-nyilvántartó szoftver kezelje többek között a munkaidőkeretben dolgozók adatait, de a kapacitás-koordinációs rendszerrel is legyen kapcsolata, mivel a műsorokban közreműködő kollégák beosztását ebben a rendszerben készítik és kezelik.

■ Hogyan zajlott végül a bevezetés?
– A folyamatok feltárása, az egyeztetések közel fél évig tartottak, majd a bevezetett nexONTIME munkaidő-nyilvántartó szoftver fejlesztői végrehajtották az alapbeállításokat. Szükség volt a két rendszer bizonyos mértékű integrációjára, így például közös interfész kialakítására is. A finomhangolásoknál már mindennap teszteltük, megbeszéltük, ellenőriztük, javítottuk az egyes munkarendeket.

Ez számunkra azért is volt nagyon hasznos, mert a fejlesztők külső szemmel nézték a rendszerünket, és kérdéseikkel számtalanszor olyan dolgokra világítottak rá, amelyek felett mi elsiklottunk volna. Részünkről például megfogalmazódott az az igény, hogy a munkaidőkeretet akár egy kisebb időszakra is le tudjuk kérdezni – például a három havi keretnek csak a középső hónapját. A NEXON szakemberei azonban rámutattak, hogy ez félrevezető eredményt mutatna, hiszen lehet, hogy azért „lazább” az adott hónap, mert az előző nagyon telített volt.

A mintegy két hónapos tesztidőszak után az asszisztensek már az új szoftverben vezették az adatokat, de ezeket még nem adtuk át a bérszámfejtésnek. A munkaidő-nyilvántartó és a kapacitás-koordinációs rendszer akkor indult élesben, amikor kiadtuk az elnöki utasítást, hogy megkezdődhet a két- és háromhavi munkaidőkeret szerinti elszámolás.

■ Milyen tapasztalataik vannak a szoftverrel kapcsolatban?
– Számunkra kiemelt fontosságú volt a riportolási funkció, hiszen adatokra volt szükségünk, hogy tisztán lássuk az MTV működését, és alapot teremtsünk a későbbi tervezéshez. Emellett – bár ezt előzetesen nem tartottuk kiemelten fontosnak – hasznosnak bizonyult a figyelmeztető funkció is. Ez azonnal jelzi, ha egy dolgozó nem kapja meg például a kötelezően előírt 11 órás pihenőidőt, így nagyban segíti a beosztáskészítők munkáját. Azóta a kapacitás-koordinációs rendszer fejlesztőit is megkértük arra, hogy alakítsanak ki ilyen figyelmeztetőket.

■ A szoftver bevezetése milyen változást gyakorolt az MTV működésére?
– Átláthatóbbá vált a rendszer, hiszen különböző forrásokból származó munkaidőadatokat pontosabbá tettük. Mivel a szoftverrel a rögzítés és az adminisztráció folyamata jelentősen egyszerűbbé vált, a megspórolt munkaidőt az ellenőrzésre fordítjuk. Szintén egyszerűsödött a Gazdasági Igazgatóságon dolgozók munkája is, hiszen a munkaidő-nyilvántartásból készen kapják az óraszámokat és egyéb adatokat, míg korábban papír alapú összesítéseket használtak, amelyeket aztán kézzel rögzítettek. A munkaidő mellett több tízmillió forintot takarítottunk meg az átláthatóbb működés és a munkaidőkeretben történő foglalkoztatás bevezetésének köszönhetően. (x)