A kolléga hónapokon keresztül szorgalmasan végezte a munkáját, a neki elküldött emailekre válaszolt, a rá osztott projektek időre lezárultak. Csak lett egy kissé kínos a helyzet, amikor a multinacionális cég hazai leányvállalatánál valamilyen ügyből kifolyólag személyesen is beszélni akartak a szóban forgó munkatárssal, de sehogyan sem találták a szobáját. Ekkor derült csak ki, hogy az illető hónapok óta távmunkában dolgozott, csak erről még közvetlen kollégáit sem értesítette. Egyre több multinál lazulnak fel a szervezeti keretek, az egymással összedolgozó kollégák sokszor akár más országban tevékenykednek, a technológia pedig egyre egyszerűbbé teszi, hogy otthonról, egy kávéház teraszáról vagy akár a strandról is végezzék el a munkájukat.

A távmunka széleskörű megjelenéséhez megfelelően fejlett technológiára volt szükség. A távmunka létjogosultságát a személyi számítógépek elterjedése alapozta meg, majd az egyre nagyobb sávszélességet biztosító és egyre stabilabb kapcsolatot lehetővé tévő internetkapcsolatok lakossági térnyerése tette lehetővé a mind fejlettebb technológiák (VPN, távoli elérés, VoIP, videokonferencia, közös használatú állományok) alkalmazhatóságát. A WiFi hálózatok és a mobilinternet-megoldások elterjedésével még rugalmasabbá vált a munkavégzés, ma már egy laptop és egy hordozható internet-hozzáférés használatával szinte bárhonnan lehetőség van (táv)munkavégzésre.

Még nem terjedt el | Európában a távmunka elterjedésében Dánia és Izland jár legelőrébb, ahol a vállalkozások több mint kétharmada foglalkoztat távmunkában dolgozókat. Az EU munkaadóinak nagyjából harmada biztosít legalább alkalmanként lehetőséget dolgozóinak a távmunkában történő munkavégzésre. Az arány lassan változik, tíz év alatt alig néhány százalékponttal nőtt az érték.

Magyarországon még korán sem terjedt el ennyire a távmunka elterjedtsége még korántsem tart ezen a szinten: a 10 főnél többet foglalkoztató hazai cégek közül hozzávetőleg minden tizediknél, összességében mintegy 3200 vállalatnál engedélyezett már a munkavégzésnek ez a formája. A távmunkát az érintett cégek több mint fele már legalább négy éve vezette be, ebben a nagyvállalatok úttörő szerepet játszottak.

Az átlagosnál lényegesen nagyobb arányban vezettek be távmunkát a nagyvállalatok, illetve a fővárosi székhelyű és a külföldi tulajdonossal rendelkező cégek, tevékenység szerint pedig a szolgáltató ágazat jár az élen – derül ki a BellResearch piackutató cég kutatásából. A távmunka leginkább a menedzsment, az értékesítők és az ügynökök, továbbá a marketing és IT területen tevékenykedő munkatársak körében elterjedt.

A távmunka típusai között itthon egyértelműen az otthoni távmunka a meghatározó, a releváns cégek négyötödénél fordul elő ez a forma; a mobil távmunka szintén gyakori, az érintett cégek közel felénél megtalálható.. Még mindig marginális jelentőségű a távmunkaházban, teleházban, szatellit irodában történő foglalkoztatás. Míg az otthoni távmunka fogalmát a kutatásban meginterjúvolt döntéshozók 70 százaléka pontosan ismeri, és további 27 százalékuk hallott már róla; a távmunkaházak és a mobil távmunka esetében a mutatók ettől elmaradnak.

A vállalati döntéshozók háromnegyede tud arról, hogy a munkavállalók dedikált távmunka-szerződéssel is foglalkoztathatók, magát a törvényi szabályozást ugyanakkor csupán egyharmaduk ismeri. A távmunka a cégek több mint 90 százalékánál hagyományos munkaszerződés keretében történik, a kifejezetten távmunkás konstrukció 5 százaléknál van jelen.

Mindössze néhány százalékra tehető viszont azon cégek aránya, amelyek a távmunka alkalmazásával kapcsolatban elemzést készítettek a gazdasági megtérülés, a jogi-adóügyi vonatkozások vagy a munkavállalói elégedettség kapcsán. Sőt, a már távmunkát alkalmazók esetében is kisebbségben vannak az ilyen cégek, legyen szó akár előzetes felmérésről, akár utólagos elemzésről – mutat rá a BellResearch kutatása.

Az elmúlt hónapokban a Deloitte 10 hazai nagyvállalatnál végzett szervezetfejlesztéssel kapcsolatos kutatást, amelynek egyik központi témája a távmunka volt– tudtuk meg Forgács Tamástól, a Deloitte szenior menedzserétől. A szakember tapasztalata szerint a legtöbb magyvállalatnál, még ha nem is ekként kommunikálták, de mindenhol létezik valamilyen formában távmunka. A vizsgált nagyvállalatoknál az volt jellemző, hogy ahol a gyakorlatban jól működik a távmunka, ott azt a HR-vezető általában támogatta azt, míg ahol csak a cégvezető támogatta ezt a foglalkoztatsi formát, ott a HR vezető ellenállásán előbb-utóbb elbukott a kezdeményezés.

Előnyök és visszatartó erők | Pedig a távmunkának a munkavállaló és a munkáltató szempontjából, valamint társadalmi és környezetvédelmi vonatkozásban is számos előnye van – hangsúlyozta Sugár Mihály, a BellResearch vezető tanácsadója. A távmunkás hatékonyabban tudja kihasználni az idejét, kevésbé borul fel a munka és a magánélet egyensúlya. A nők esetében különösen fontos érv, hogy a szülési szabadságról hamarabb, szükség esetén fokozatosabban tud visszailleszkedni a munkába, és közben a gyermekével otthon tud maradni, nincs feltétlenül szükség bölcsőde vagy gyermekfelügyelet igénybevételére. Elkerülhető az otthon és a munkahely közötti ingázás is, amivel éves szinten több tucat munkanapnak megfelelő idő takarítható meg, s további kedvező körülmény, hogy a munkába járás költsége is megspórolható, ami évente akár többszázezer forintos megtakarítást is jelenthet. Az otthoni környezetben a távmunkást kevesebb stressz éri, és kényelmesebb munkakörülmények között dolgozhat.

A munkáltató számára jelentős költségcsökkentést eredményezhet a távmunka: a cég alacsonyabb energiafelhasználással, kisebb irodákkal működhet, csökken a betegségek terjedésének kockázata és az ebből eredő munkaidő- és bevételkiesés; javul a termelékenység és a munkavégzés hatékonysága, kevesebb a holt munkaidő. A távmunka közösségi és társadalmi vonatkozásban is előnyös: a távoli vidéken élők és a helyhez kötöttek is bekapcsolhatóak a termelésbe, enyhül az utak és a tömegközlekedési hálózat túlterheltsége, csökken a dugók és balesetek száma, illetve a munkahelyre ingázásból eredő környezetszennyezés.

Az éremnek azonban másik oldala is van. A munkáltatók általában megbíznak a munkavállalóikban, de a távmunkások esetén sokszor úgy érzik, hogy a dolgozó kikerült a felügyeletük alól. E félelmet táplálja a kezdő távmunkásoknál az új munkakörülményekhez való alkalmazkodás ideje alatt tapasztalható átmeneti hatékonyságcsökkenés is. A virtuális munkacsoportokban való munkavégzés a közvetlen személyes kapcsolat hiánya miatt új kompetenciák kialakítását teszi szükségessé.

Jelentős és gyakori probléma az izoláció kérdése, mely nyilvánvalóan függ az egyén személyiségétől, de fontos szerepe van (lehet) benne a cégnek is. Természetszerűleg azokban az esetekben, amikor csak időszakos vagy részleges távmunkáról beszélünk, azaz a munkavállaló rotálva végzi munkáját a hagyományos és a távmunkahelyen, könnyebb kezelni ezt a problémát. Mindenképpen előnyös azonban, ha a cégnél tudatosan foglalkoznak a kérdéssel: a rendszeres események vagy az online kollaborációs megoldások mind-mind eszközei lehetnek annak, hogy a távmunkások ne távolodjanak el a közösségtől, más munkavállalóktól.

További jelentős negatív tényező az IT-biztonsági kockázat: a cégek adatvagyona sokkal nagyobb veszélynek van kitéve a munkahelyen kívül használt és tárolt adatok miatt. Ez megfelelő biztonsági intézkedések bevezetésével minimalizálható, de általában speciális odafigyelést és többletköltséget jelent a munkaadóknak – akik számára a központi informatikai infrastruktúra megfelelő védelme is éppen elég kihívást jelent. Az akadályok többsége azonban, ha a cég vezetése kellőképp eltökélt, leküzdhető – tette hozzá Sugár Mihály.

Szabályok | Forgács Tamás úgy látja: a távmunka lehetősége legnagyobb mértékben a közvetlen vezető hozzáállásán múlik, a Deloitte által megvizsgált nagyvállalatoknagy többségénél ők támogatják a munkavégzésnek ezt a formáját.Ha valaki belevág, akkor a törvényi előírásokon túl arra kell ügyelnie, hogy már az elején pontosan kijelölje, kik számára engedélyezi a távoli munkavégzést; ezek jellemzően azok a munkakörök lehetnek, amelyek nem kötöttek drága erőforrásokhoz, jellemzően nem igényelnek ad hoc kommunikációt, és nem kell ügyfelekkel kapcsolatot tartaniuk.

A távmunka lehetővé tételének feltételei között szerepelhet az is, hogy az adott munkatárs mennyi ideje dolgozik az adott cégnél, és az engedélyt teljesítményértékeléshez is lehet kötni. A távmunkaszbályzatnak tatalmaznia kell azt is, hogy ha mégis be kell mennie az illetőnek a munkahelyére, akkor milyen úton értesíthetik, és mennyi időn belül kell beérnie. Az otthoni munkahelyek megfelelőségéért elvileg szintén a munkaadó felel: jobb helyeken a munkáltatók minden alkalommal kimennek ellenőrizni az otthoni munkahelyek biztonságát, de a legtöbb helyen megelégszenek azzal, hogy a munkavállaló tudomására hozzák a munkavédelmi előírásokat, és így a felelősséget rá hárítják át.

A távmunka feltételeinek megállapításánál alapvető szempont, hogy amennyiben azt lehetővé tették, akkor ezen a területen is érvényesülnie kell a diszkriminációmentesség elvének, azaz ugyanazon munkakörökben dolgozó, azonos helyzetű kollégák esetében valamennyiük számára lehetővé kell tenni, hogy a távolból is elvégezhesse a rá bízott munkákat.

(A cikk a Figyelő IT Trend 2010. májusi számában jelent meg).