Uniós becslés szerint évi 238 milliárd eurót lehetne megtakarítani azzal, ha az EU-ban évente kibocsátott 30 milliárd papírszámla mindegyikét elektronikusra cserélnék. Ez a tekintélyes összeg ráadásul csak a papír, a tinta és az áram költségei alapján jött ki. S akkor még nem beszéltünk a megannyi munkafázis (iktatás, tárolás, adatbevitel, visszakövetés) költségéről és a hatalmas környezetterhelésről.

Az e-számlának, a mögötte álló rendszerek alapján két fő típusa létezik. Az egyik az úgynevezett electronic data interchange (EDI), amely két vállalati rendszer közötti adatmozgást takar. Ez a hagyományos, zárt láncú megoldás, s leginkább nagyvállalatoknál terjedt el. Az újabb szisztémák azonban már az interneten kommunikálnak, és a kritikus számlázási adatok biztonságáért nyilvános kulcsú infrastruktúra (public key infrastucture – PKI) felel.

Nem kerülhetnek hátrányba | A hazai vállalkozások elsősorban attól tartanak, hogy az adóellenőrzés során hibát találnak a kibocsátott vagy befogadott e-számláknál. A Joint Venture Szövetség adóbizottságának legutóbbi ülésén azonban Kovács Ferenc, az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal illetékese jelezte: ha az e-számla esetén biztosított a sérthetetlen adattartalom és a hiteles eredet, akkor a használói nem kerülhetnek hátrányba a revízió során.

Az e-számla elterjedését nálunk is gyorsítaná, ha kötelezővé tennék a használatát például az állami tulajdonú vállalatok vagy a közműszolgáltatók nagyobb összegű tranzakcióinál. Erre vonatkozó tervek régóta felbukkannak, egy idő után azonban rendre lekerülnek a napirendről.

Pedig már havi ezer e-számlánál is feleződhetnek a költségek: az egyik szállító példaszámítása szerint ekkora mennyiség kiállításának, kiküldésének és archiválásának 435 ezer forintos összegéből 221 ezer forintot lehet megspórolni. Ugyanakkor 10 ezer tételnél akár a negyedükre is olvadhatnak a költségek.

Bejövő számlák | Az elektronikus aláírás és időbélyegző szolgáltatást saját számlázó rendszer esetén is minősített cégtől kell megrendelni. A másik módszer egy úgynevezett konszolidátor igénybevétele – ez esetben az e-számlát egy külső vállalat bocsátja ki, és az végzi a tárolást és a visszakövetést is.

Az elektronikus számlázásra alkalmas szoftverkörnyezet már tucatnyi cégtől beszerezhető, önálló program, illetve meglévő ügyviteli alkalmazás kiegészítése formájában. Tavasszal pedig a kis- és középvállalkozások, illetve könyvelőirodák számára is megjelentek itthon az első olyan alkalmazások, amelyekkel már biztonságosan kezelhetik és archiválhatják a bejövő e-számlákat is.

Olvassa el korábbi cikkünket a témában:
Biztonságosan befogadhatók az e-számlák