Valószínűleg minden Excel-felhasználóval előfordult már, hogy az adatok monoton, hosszú ideje tartó begépelését egy kolléga vagy a főnök "na, mennyinél járunk?" kérdése szakítja meg. Ilyenkor aztán kapkodva megpróbáljuk valahogy összeadni a számsorokat, pedig vannak kifejezetten gyors megoldások is ugyanerre.

Ne számolj, nézz! ■ A legegyszerűbb esetekben elég csupán kijelölni azt a szakaszt, amelyre kíváncsiak vagyunk. Ha kiválasztottuk a minket érdeklő oszlopokat (az egér nyomva tartásával, esetleg a Shift és az iránybillentyűk használatával), vagy különböző helyen lévő adatokat (a Ctrl gomb nyomva tartása mellett kattintsunk rá az összes minket érdeklő cellára), az Excel ablak legalján megjelenik a kiválasztott cellák összege, a cellák száma, valamint az átlag.


Villámmatek ■ Ha olyan helyzetbe kerülünk, hogy a felvitt adatok esetleg változhatnak, mi viszont kíváncsiak vagyunk arra, hogyan változik ettől folyamatosan a végösszeg, használjuk az AutoSum gombot. Menjünk a kívánt mezőre (például az összegezni kívánt oszlop alatti első szabad cellára), és nyomjuk meg a görög Szummát ábrázoló gombot: ekkor az Excel automatikusan igyekszik kitalálni, mettől meddig összegeznénk, ez általában egy összefüggő oszlopot vagy sort jelent értelemszerűen. Ha részösszegre, speciális cellák összegére vagyunk kíváncsiak, az előző pontban említett billentyűkombinációkkal is élhetünk, majd nyomjuk meg az Entert. A cellában megjelenik az összeg, amely azonnal, automatikusan aktualizálódik, ha a vizsgált cellák valamelyikének tartalmát megváltoztatjuk.

Ha nem közvetlenül a Szumma gombot nyomjuk meg, hanem a mellette lévő, lenyíló menüt jelző kis nyilat, akkor az összegzés helyett más automata funkciókat is választhatunk, például átlagolást, vagy maximum-minimum értékek kijelzését.


Részletekbe? Menő! ■ Akkor sem kell pánikba esnünk, ha nem az általunk bevitt teljes adatsorra, hanem annak egyes részösszegeire vagyunk gyorsan kíváncsiak. Példaként nézzük meg az eddig használt táblázatunkat, megspékelve dátumokkal. Ha arra vagyunk kíváncsiak, hogyan alakultak az eladási részösszegek az egyes időpontokban, jelöljük ki a vizsgált táblázatrészt (fejléc-sorokkal együtt), majd a menü Adatok fülére kattintva a menüszalagon válasszuk a Részösszeg menüpontot. Az előugró ablakban jelölhetjük ki, milyen bontásban melyik adatokra vagyunk kíváncsiak.


Az így kapott táblázat bal szélén összecsukható "szerkezetet" kapunk, amely segítségével kibonthatjuk vagy épp becsukhatjuk az egyes részösszegeket, elrejtve vagy felfedve a hozzá tartozó részleteket, így könnyen átnézhetjük az adatsort és megtalálhatjuk a minket érdeklő részösszeget.


Szép adatsort könnyű átlátni ■ Bár a következő tipp nem egyértelműen az összegzésről szól, a fenti részösszegvizsgálatot úgy is könnyebbé tehetjük, ha meglévő táblázatunkból jól átlátható kimutatást készítünk. Ehhez az adatok kijelölése után válasszuk a Beszúrás menü Kimutatás pontját. Ez egy új aloldalra az általunk megadott paraméterek alapján készít el egy jól átlátható nézetet az adatainkból, ahol már gyorsan megtalálhatjuk a minket érdeklő részösszegeket is, ráadásul elkápráztathatjuk a formázáshoz nem értő kollégákat és főnököket is. Excel 2003 alatt ugyanehhez az Adatok menüben keressük meg a Kimutatás pontot, amelyből elindítható egy hasonló funkciókkal rendelkező varázsló.