Az itt leírt ötletek közül természetesen nem feltétlenül alkalmazható mindegyik a különböző piacokon tevékenykedő, más struktúrájú kisvállalkozásoknál. De az szinte biztos, hogy van köztük két-három olyan, amin érdemes egy cégvezetőnek is elgondolkodnia.

Papírmentes iroda | A zöld informatika egyre komolyabban képviselteti magát a mindennapokban, így számtalan szoftver és megoldás áll rendelkezésünkre, ha csökkenteni akarjuk vállalkozásuk papírfogyasztó és aktaduzzasztó képességét.

Gondolkodjunk el a számlázás, könyvelés vagy éppen a HR terület papírhegyeinek megszűntetésén. Ha Magyarországon még nem is nyert teljes elfogadottságot az e-számla, érdemes lehet korán felkapaszkodni erre a vonatra. Könyvelési és munkaügyi témákban pedig már számos, bejáratott szolgáltatást tudunk igénybe venni, illetve folyamatosan jelennek meg új lehetőségek.

A kevesebb papír, kevesebb időráfordítást és kevesebb helyet igényel. Ez a költségekben és a munka hatékonyságában egyaránt hamar megmutatkozik.

Oszd meg és uralkodj | A céges kommunikáció és csoportmunka megvalósítására számtalan ingyenes, vagy alacsony költségű megoldás létezik. Kezdve az azonnali üzenetküldőktől, a videobeszélgetéseken át a VOIP-hívásokon keresztül egészen a komoly funkcionalitással bíró, szabadon használható projektmenedzsment alkalmazásokig. De ugyanitt lehet megemlíteni a felhőalapú dokumentumtároló és -megosztó alkalmazásokat – például a Dropbox vagy Google Docs. A Google esetében egyébként még számtalan jól használható alkalmazás bevezetését is érdemes megfontolni.

A netes elérésre alapozott céges kommunikációnak másik előnye, hogy a munkatársak sokkal rugalmasabban képesek megoldani feladataikat. Nem jelent problémát, ha valakinek egy nap otthon kellene maradnia, mert be kell engedni a szerelőket. Elsősorban a fiatal munkavállalókra jellemző, hogy a mobilitást és a rugalmas időbeosztást annyira nagyra tartják, hogy akár alacsonyabb bérért is hajlandók elvállalni a munkát. Így két legyet ütünk egy csapásra: olcsóbb alkalmazásokkal kevesebb bérért alkalmazhatunk távmunkásokat.

Open source és szoftverbérlet | A nyílt forráskódú megoldások használatával többnyire lényegesen olcsóbban, nem ritkán ingyen tudjuk ugyanazokat a funkciókat elérni, mint a nagy szállítók kínálatával. A Microsoft Word szövegszerkesztő vagy az Adobe Photoshop képszerkesztő például a legtöbb cégnél tökéletesen kiváltható az OpenOffice és a GIMP használatával. Utóbbiak eszköztára nem, vagy alig marad el a drága nagyoktól megszokottól.

Sokat spórolhatunk azon is, ha nem szoftvereket, hanem szolgáltatásokat veszünk. Azaz egy-egy részfeladat elvégzését profi szállítókra bízzuk nagyjából olyan konstrukcióban, ami a céges telefonálás esetében már régóta működik. Magyarul azért fizetünk, amit igénybe veszünk. Legyen szó ügyfélkezelésről (CRM), üzleti intelligencia megoldásról vagy bármi másról.

Közösségi erő | Sokan hangsúlyozzák, hogy a közösségi média üzleti célú kihasználását szakértő tanácsadó bevonása nélkül nem is érdemes elkezdeni, azért a világ nem ennyire fehér és fekete. Az igaz, hogy a nagyvállalatok sokat veszthetnek azzal, ha nem megfelelően kezelik ezt a területet, de egy kisvállalkozás esetében nem feltétlenül éri meg drága külső szakértő bevonása. Lehet, hogy nem lesz százszázalékos a hatékonyság, de néhány témával foglalkozó médium és blog rendszeres olvasásával, valamint józan paraszti ésszel is sokat (és olcsón) lehet elérni a közösségi aktivitással.

Facebook és Twitter oldal létrehozása ingyen van. Megfelelő tartalommal való kitöltése pedig nem igényel egész embert. Sokkal inkább odafigyelést arra, mit mondanak rólunk, online jelenlétünkről vásárlóink, vagy a potenciális érdeklődők.

Csak egyszerűen | Talán a legfontosabb, hogy bármit is teszünk, bármilyen kérdés is merül fel, mindig az egyszerűséget tartsuk szemünk előtt. Azért ne vezessünk be a céges gyakorlatba egy érdekes alkalmazást, mert új és tetszetős megoldással képes ugyanarra, amire a régi eszköztárunkkal is képesek voltunk. A technológia nem önmagáért való dolog, hanem azért, hogy egyszerűbbé, kényelmesebbé tegye életünket.

(A cikk a Mashable anyaga alapján készült.)